Che si tratti di fare il discorso di apertura di un evento virtuale organizzato all’ultimo minuto o una presentazione istituzionale in video conferenza, con alcuni semplici consigli tutti possono imparare a migliorare il modo in cui illustrano contenuti virtualmente.
- Amplificate le vostre presentazioni. Il pubblico utilizza la TV e i video come mezzi di intrattenimento. Quando si tratta di eventi virtuali, quindi, una presentazione statica o monotona non risulta efficace. Le presentazioni virtuali richiedono un dinamismo amplificato per mantenere alta l’attenzione di chi guarda: movimenti, gesti, effetti visivi coinvolgenti e, soprattutto, sorrisi ed espressività facciale sono quindi di primaria importanza.
- Invitate un pubblico ad assistere. È incredibilmente difficile fare una presentazione in modo autentico ed energico davanti a… nessuno. Anche se si tratta solo di una o due persone, invitate un pubblico “amico” ad assistere alla presentazione: reagirete e risponderete in modo più autentico vedendo l’espressione delle persone e stabilendo con loro una reale connessione.
- Scegliete il luogo e il background giusti. Un luogo in cui si abbia spazio per muoversi e un background che non sia né troppo piatto né si riveli una fonte di distrazione è fondamentale. Se i setting a vostra disposizione non sono ideali, prendete in considerazione l’acquisto di background virtuali per la webcam.
- Scrivete pensando che dovrete parlare. Il modo in cui si scrive spesso non corrisponde al modo in cui si parla. Quando si tratta di fare una presentazione di fronte a un pubblico è importante utilizzare un linguaggio che sia adatto a un discorso da pronunciare ad alta voce. Frasi molto articolate e sequenze di molte parole lunghe non sono efficaci né durante un evento fisico né quando si tratta di presentazioni virtuali. Fate in modo allora di spezzare le frasi e utilizzare un linguaggio più colloquiale. Durante la fase di revisione leggete sempre ad alta voce le tracce scritte per farvi un’idea di come suonino nel complesso le parole prescelte. Rimuovete i vocaboli difficili da pronunciare e modificate le espressioni e le frasi che non si sposano con il vostro tono e il vostro stile.
- Utilizzate effetti visivi coinvolgenti. Aggiungete effetti visivi divertenti per mantenere alti il coinvolgimento e l’attenzione di chi guarda. Lo humor aiuta sempre. Se è possibile “immergersi” con tutti e cinque i sensi in un evento fisico, quando si tratta di presentazioni virtuali l’approccio cambia: in questo caso è la vista il mezzo primario con cui il pubblico riceve le informazioni, quindi è necessario puntare proprio sull’aspetto visivo per ispirare e stimolare i partecipanti. Se appropriato, quando il pubblico meno se lo aspetta, sorprendetelo con immagini audaci o spiritose. Quando possibile, aggiungete dei filmati alla presentazione. I video sono canali di comunicazione dinamica che aiutano a spezzare lunghe presentazioni mantenendo il coinvolgimento di chi assiste.
- Tenete in considerazione il tempo. Le presentazioni virtuali e i video “vivono” più a lungo di un evento fisico. Adattate quindi i riferimenti legati a un momento particolare o al tempo presente in modo che diventino “evergreen”. Per esempio, “Questa settimana a XX persone è stato diagnosticato il Coronavirus” diventerà “Ad aprile 2020 in una settimana a XX persone è stato diagnosticato il Coronavirus”.
- Stimolate la partecipazione. Le presentazioni virtuali lasciano ampio spazio all’interazione con il pubblico. Chi assiste alla diretta può fare domande o inviarle via chat e può rispondere a veloci sondaggi e questionari. Assicuratevi allora di avere qualcuno che vi aiuti a gestire le interazioni live, in modo da potervi concentrare sulla vostra presentazione.
- Gestite in anticipo gli aspetti logistici. Capire come mettere in muto i microfoni e definire il processo per porre domande ai partecipanti e consentire loro di farne a loro volta può richiedere un po’ di preparazione. Provate in anticipo queste funzionalità per assicurarvi che tutto funzioni correttamente e all’inizio della presentazione spiegate in modo chiaro al pubblico la meccanica dei processi, in modo che sappiano come agire.
- Guardatevi. Non piace a nessuno, ma guardare i propri video è importantissimo per realizzare presentazioni video ed eventi virtuali efficaci. Quando vi preparate, assicuratevi di filmare qualche prova e di guardarla prima di passare alla diretta. Prestate attenzione alla vostra energia, a quali gesti funzionano e quali causano troppa distrazione, a eventuali suoni strani, a parole riempitive e anche se guardate nella direzione giusta oppure no.